«En materia de expatriados y desplazados ahora hay que ser muy previsores, flexibles y estar alerta ante cualquier cambio»

«En materia de expatriados y desplazados ahora hay que ser muy previsores, flexibles y estar alerta ante cualquier cambio»

En un webinar de Aragón Exterior organizado con la colaboración de Ibercaja, la experta Montserrat Feliu aconsejó revisar las pólizas, acuerdos y seguros para adaptarlos a la nueva realidad.

En una economía tan internacionalizada, el coronavirus también ha causado estragos en los negocios internacionales tras el cierre de fronteras y espacios aéreos. Muchas empresas han tenido que decidir cómo reaccionaban a la imposibilidad de enviar trabajadores a determinados mercados o cómo atender a sus expatriados. Para dar luz a todas las dudas planteadas con esta movilidad internacional, Aragón Exterior organizó el pasado viernes, con la colaboración de Ibercaja, el webinar AREX Network “Expatriados y desplazados: problemáticas y estrategias en tiempos de la COVID-19”. Montserrat Feliu, socia directora de FeliuN&I y ExpatFeliu, consultoría especializada en internacionalización y desplazamiento de trabajadores en el marco de proyectos internacionales, abordó cómo se deben encarar las cuestiones que afectan a expatriados y desplazados en el nuevo escenario generado en estos últimos meses.

Feliu recordó que, durante este tiempo, los desplazamientos técnicos más habituales (puesta en marcha de maquinaria, mantenimiento, instalaciones en proyectos…) han sido de los más afectados. «Desde febrero se han flexibilizado varias cuestiones, pero nuestra recomendación es que las decisiones que tomemos en este ámbito tienen que ser para 2020 y 2021», aconsejó. ¿Por qué? «Somos empresas internacionalizadas que trabajan en muchos mercados lejanos. Ahora vemos luz en la apertura de fronteras en la UE, pero es un primer paso. No esperamos la apertura normalizada para viajes de negocios fuera de la UE hasta final de año y, para entrar en determinados mercados, todavía existen requisitos que todavía no se conocen». «Viajes que antes eran fáciles ahora serán mucho más complejos», resumió.

Protocolos y planificación

Sin duda, aquellas compañías que ya contaban con una planificación, política de empresa previa y protocolos previos respecto a los expatriados y desplazados han experimentado menos dificultades durante este periodo. «A las empresas que ya tienen políticas muy interiorizadas les ha resultado mucho más fácil porque los procedimientos se habían hecho bien, como las comunicaciones a la Seguridad Social, por ejemplo», apuntó Feliu.

La responsable de ExpatFeliu también incidió en varias ocasiones en la necesidad de anticiparse, ser previsor y planificar a la hora de afrontar cualquier desplazamiento: «En muchos países está suspendido el tema de las visas, pero en los que no se ve una complejidad adicional para obtenerlas, tanto para las de negocios como para las de trabajo. Hay que tener en cuenta también los plazos porque se han generado colapsos: las administraciones también han estado bajo mínimos y se producirán retrasos a la hora de obtener la documentación».

‘Duty of care’

Feliu también recordó cómo se han incrementado los requisitos para las compañías respecto al duty of care, la obligación de las empresas de tomar medidas para garantizar la seguridad de los viajes de negocios de sus empleados: «Ya existía antes del COVID, pero esa responsabilidad se va a incrementar muchísimo con los nuevos requisitos de cada país donde nuestros trabajadores van a viajar. Como empresa tenemos que ver dónde establecemos nuestra política para proteger a nuestros trabajadores y formarles para los retos que deben cumplir respecto a las normativas de los países. Habrá que hacer un esfuerzo en formación con los trabajadores para que sepan qué obligaciones deben cumplir».

Montserrat Feliu, durante su intervención en el webinar.

Necesaria flexibilidad

Las empresas también deben prever que pueden producirse rebrotes de la COVID-19 en diversos países: «Puede ocurrir que se decida un viaje porque parece que la situación está controlada y, en el proceso, se produzca un rebrote y, en consecuencia, surjan nuevas restricciones. Por eso tenemos que ser muy flexibles e ir haciendo comprobaciones hasta el último día», aconsejó.

Respecto a la negociación internacional también ha existido bastante flexibilidad por parte de proveedores y clientes «a la hora de aplazar viajes, en no aplicar sanciones por plazos, en colaborar… Ese trabajo en equipo va a tener que seguir manteniéndose. A las empresas que tienen bien estructuradas sus ofertas y contratos les resulta más fácil flexibilizar estos acuerdos y poder retrasar al máximo los desplazamientos. Los costes se han disparado en determinados viajes, pero si se ha considerado que era importante desde el punto de vista cliente/proveedor, se han realizado».

Más allá de la COVID-19, «las empresas que ya tenían políticas de contratación de nacionales de otros países (con los consecuentes permisos de residencia y trabajo) nos ha permitido actuar desde el primer momento, poder desplazarlas a sus países de origen y que pudieran seguir prestando servicios siempre cumpliendo con los confinamientos en cada uno de sus países».

Medidas extraordinarias en las administraciones públicas

Feliu recordó cómo se han estancado muchos trámites con las administraciones a causa del confinamiento, pero «ya estamos en situación real de poder reactivar muchos temas que se habían parado. También es cierto que en algunas administraciones se han podido presentar expedientes por medios electrónicos: residencia, renovaciones… Parado, parado no ha estado y eso ha sido de agradecer».

La responsable de ExpatFeliu también apuntó que cada país tiene sus particularidades «y en algunos países están completamente cerrados en la parte consular para visas y no se ha podido avanzar en nada. Pero en otros sí han estado operativos emitiendo visados». Respecto a las visas para impatriados o desplazados, Feliu recomendó que se preparen los documentos «porque habrá retrasos y los plazos se van a alargar. En algunos países hay desconocimiento de los nuevos requisitos que se van a pedir para entrar: informes médicos, analíticas… Vamos a entrar en un tema de reciprocidad y los requisitos no serán iguales para todos los países. Vamos a preparar bien los expedientes para cuando se pueda y estar alertas ante los nuevos requisitos».

A causa del coronavirus «también se suspendieron los plazos de tramitación. Una decisión que ha sido de gran ayuda han sido la prórroga de las situaciones de estancia en España de forma automática por un periodo de tres meses, ya que durante este tiempo algunas habían expirado. Esas personas que tienen que renovar no se han queden en una situación desordenada». Así mismo, se han prorrogado las autorizaciones temporales de residencia y/o trabajo, de las autorizaciones de estancia y de visados de larga duración. Dicha prórroga se dará de forma automática hasta que transcurran seis meses desde la finalización del estado de alarma.

Decisiones a anticipar y nuevos riesgos

Feliu recordó que las empresas deben revisar todos los pactos que se hicieron con sus expatriados: «Para las empresas que tenían una buena política de expatriación está siendo mucho más fácil analizar los plazos, qué pasa si tienen que volver en unas fechas concretas… Hay que ver qué costes asume la empresa, cuáles los expatriados, qué pasa con la familia y el colegio, qué pasa con los temas fiscales (plazo que estás viviendo en ese país)… Hay que hacer un análisis personalizado de cada caso».

La ponente señaló varias cuestiones que las empresas deben tener en cuenta para prever potenciales situaciones que afecten a sus políticas de viaje, desplazados y expatriados:

  • Analizar los vencimientos de visados y autorizaciones de residencia y trabajo que pierdan vigencia durante 2020 y 2021 en diferentes países.
  • Analizar los acuerdos de expatriación vigentes y valorar adaptaciones a la situación provocada por la COVID-19.
  • Revisar pólizas de seguro y valorar el incremento de coberturas.
  • Impacto del confinamiento o ampliación de la duración de estancias en el extranjero superiores a los habituales e implicaciones fiscales, entre otras, respecto a la residencia fiscal.
  • Iniciar el estudio de los nuevos desplazamientos o expatriaciones necesarias para valorar la complejidad de cada solicitud, en función del país de destino y de las restricciones existentes.
  • En los mercados estratégicos, apostar por disponer de un equipo local propio, vía creación de filial u otras alternativas.
  • Contratación de personas nacionales en destino, en países críticos.
  • Revisar las políticas de expatriación, desplazamiento y viajes para adaptarlas a la situación COVID-19 si fuera necesario.

Feliu recordó que es muy importante tener en cuenta ciertos riesgos nuevos que se están poniendo en la mesa para proyectos de expatriación que no acababan este año, como proyectos a 5 años, por ejemplo. «Los efectos de la COVID no solo afectan a los viajes. En algunos destinos se han incrementado los riesgos de seguridad física, por lo que hay que analizarlos zona a zona. Algunos países antes no eran de riesgo o con poca problemática social, pero ahora hay que plantear si hay que regresar a los trabajadores antes porque la situación puede cambiar. Los mapas de riesgo con los que trabajábamos habrá que actualizarlos y debemos hablar con las personas en destino para conocer la realidad del país y contar así con la información correcta».

Respecto a los seguros, Feliu también aconsejó la anticipación y revisarlos: «Aumentarán los costes por las coberturas y tenemos que ver qué cosas no van a quedar cubiertas. Pueden cambiar cláusulas como la de enfermedad o repatriación por defunción de familiar. Estamos en una dimensión de riesgos desconocidas, por lo que debemos ponernos en la peor situación para poder analizar al máximo».

Feliu recomendó analizar caso por caso cada acuerdo de expatriación para ver si hay que compensar o incrementar algún plus en función de la zona o el país para que tengan más seguridad: «Al equipo tenemos que apoyarles y darles tranquilidad de que vamos a hacer lo posible para que estén seguros».

Redefinir la estrategia

«Tenemos que ver nuestro modelo estratégico en internacionalización, si lo tenemos que reorganizar, cuáles son nuestros mercados estratégicos y tomar decisiones para valorar nuevos desplazamientos», apuntó Feliu. A la hora de tomar decisiones para poder continuar con la actividad, apuntó la posibilidad de contar con equipos en destino, ya sean propios o a través de colaboración. «En algunos países se han quedado instalaciones a medias y habrá que terminarlas. Estamos apostando por equipos locales propios: no es una medida para todos los países y empresas, pero estamos en una época de decisiones rápidas. Hay algunos mercados donde estamos formando a personas que hemos contratado. Tenemos que pensar que el año que viene la movilidad también se va a ver afectada, por lo que contar con personal local en los mercados permitirá poder dar servicio a los clientes, que vean que estamos allí. No siempre hay que tener una filial en cada mercado estratégico, también se pueden estudiar otras alternativas».

Otra opción a valorar por las empresas es la cooperación con partners y establecer alianzas estratégicas: firmar un acuerdo para buscar equipos técnicos locales que puedan trabajar con nosotros durante un tiempo o a medio-largo plazo «siempre teniendo en cuenta la confidencialidad, el ‘know how’… ya que son aspectos muy sensibles».

«Hay alternativas y, si tenemos un mapa de ruta, hemos tenido tiempo para hacerlo. Sin salir de casa, la mayor parte de las empresas han estado tomando decisiones. Estas opciones, unidas a la digitalización de muchos proyectos, nos permitirán seguir avanzando en los proyectos», apuntó Feliu.

Checklist y decisiones

La experta también aconsejó a las empresas revisar las políticas de expatriación y, si no se tienen, hacerlas: «Hay que tener un checklist que incluya qué condiciones se dan para que una persona se vaya, qué aspectos cubrir en un desplazamiento (seguros, vehículos, fiscalidad…). En temas de seguridad y riesgos volverá a ser necesaria la seguridad privada y también, según el caso, vamos a comenzar a trabajar el concepto “región” más que incluso el de “país”».

¿Cómo va a evolucionar esta situación? «No lo sabemos. Vemos que se están abriendo los viajes, pero sigue habiendo dudas y confusión. Esa inseguridad en cuanto a plazos, normativa, regulación… está existiendo en todos los países. La información de primera mano, más allá de los medios, es fundamental. Hay que bajar al detalle de cada país para ver qué se puede hacer y qué no», apuntó.

«Hay que tomar decisiones. Tenemos que pensar que todavía no estamos en el pos-COVID. Tenemos que seguir muy alerta y prevemos un par de años de evolución. Este tiempo nos está dando la posibilidad de readaptarnos y repensar nuestro modelo de negocio. Hay empresas que han estado a la espera de qué va a pasar, pero la mayoría ya ha tomado decisiones».

A la hora de tomar decisiones dentro de la empresa, «hay que montar un equipo multidisciplinar y contar con soporte operativo/legal/migratorio/fiscal. Trabajando juntos, damos tranquilidad para que los viajes se puedan tomar de la forma más segura», apuntó Feliu, quien también recomendó que en los contratos que se negocien «hay que incluir esas previsiones COVID-19: el cliente querrá ver cómo vamos a actuar y cómo vamos a seguir dando servicio en situaciones de este tipo».

Lecciones aprendidas

La situación vivida durante los últimos meses también ha servido para detectar errores en la estrategia de las empresas respecto a los desplazados y expatriados -o, directamente, la inexistencia de estrategia-. «En algunos casos no se ha reaccionado rápido y no se ha podido repatriar a los trabajadores con la rapidez deseada. En otros, no se tenía previsto un plan de contingencia en caso de que algunos trabajadores, por temas de salud, no pudieran seguir trabajando. Tienes que tener preparadas visas para que, si alguien del equipo que se envía cae, puedas mandar a otro para continuar. Tenemos que estar más alerta y tener más planes de contingencia en caso de que algo pueda fallar», añadió.

Esta situación también ha servido para que aquellas empresas que no estaban cumpliendo con todas las obligaciones y requisitos hayan regularizado su situación «porque el riesgo de enfermedad o contagio lo hace más grave en caso de que pase algo».

Mercados

El desigual impacto de la COVID-19 en los distintos países y sus distintos focos a lo largo del tiempo han implicado que no todos los mercados hayan actuado igual. «Hay países que no han cerrado, otros -como EEUU- lo han hecho completamente y otros están abriendo. Este año tenemos que estar muy activos observando porque el foco de la COVID ahora está en Latinoamérica, pero esto no significa que no se vayan a producir restricciones en otros. Y que España haya estado gravemente afectado también nos podría penalizar de cara a otros países. Los gobiernos deberían trabajar en unificar criterios para que todos tengamos unas pautas comunes», añadió Feliu.

«Debemos tomar decisiones, analizar y volver a decidir. La suma de incertidumbres de todos los actores del mercado internacional dificulta la gestión, pero está habiendo mucha cooperación entre todos y eso puede ser una parte buena para generar confianza», concluyó.

Si necesita asesoramiento personalizado sobre expatriados y desplazamiento de trabajadores, no dude en contactar con Sara Espuelas (Aragón Exterior) a través del teléfono 976 221 571 o el correo sara.espuelas@aragonexterior.es.